chia nhỏ thành các tổ chức hoạt động do trưởng phòng quản lý; mỗi phòng
đều có quy chế làm việc riêng, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của phòng
mình nhằm đảm bảo cho công việc đạt hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, các phòng
còn duy trì mối quan hệ cộng đồng chặt chẽ, cùng nhau chịu trách nhiệm về
hoạt động kinh doanh của công ty.
V. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN.V
1. Chủ tịch hội đồng quản trị
Là người có thẩm quyền cao nhất tại công ty, do các thành viên bầu ra
2. Giám đốc, P.Giám đốc và kế toán trưởng
2.1 Giám đốc
Là người chịu trách nhiệm chính tại Công ty, có quyền quyết định mọi
mặt hoạt động của Công ty trong phạm vi cho phép. Giám đốc có nhiệm vụ
giao kế hoạch kinh doanh trực tiếp đến các phòng ban. Có chức năng giám sát
và chỉ đạo các phòng ban thực hiện tốt các chính sách, chiến lược của Công
ty, chịu trách nhiệm trước Pháp luật.
2.2 Phó giám đốc và kế toán trưởng
Là những người tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý kinh tế,
nhân viên và tổ chức điều hành kinh doanh.
3. Phòng điều hành, trung tâm
Trung tâm điều hành là bộ phận quản lý toàn bộ quá trình SXKD của
Công ty. Là nơi điều phối, giao tiếp với khách hàng thông qua điện thoại,
đồng thời quản lý lái xe thông qua hành trình sơ bộ và bộ đàm.
Trưởng trung tâm điều hành có trách nhiệm sau:
Đôn đốc nhân viên của mình làm việc theo đúng quy chế và chỉ đạo của
Giám đốc. Tổng hợp báo cáo Giám đốc hàng ngày về doanh thu và các sự cố
lớn nếu có, giải quyết các vấn đề xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh,
5
các vấn đề có liên quan đến chính sách giá, kiểm tra và ký xác nhận lệnh đi
đường của lái xe, có nhiệm vụ đào tạo nhân viên mới, giảng quy chế cho công
nhân lái xe mới, phối hợp các phòng ban có liên quan để giải quyết các sự vụ
xảy ra (nếu có).
Tổng hợp báo cáo Giám đốc và Chủ tịch hội đồng quản trị về kết quả
kinh doanh hàng tháng. Xúc tiến gặp gỡ với khách hàng lớn để tham mưu cho
Giám đốc trong việc ký kết thâm nhập các tiếp thị lớn.
Nghành nghề kinh doanh dịch vụ Taxi là ngành mang tính đặc thù cao.
Chính vì vậy về phương tịên quản lý cũng mang tính đặc thù riêng và tương
đối phức tạp. Vì vậy để đảm bảo quá trình được tốt và mang lại hiệu quả kinh
tế cao, vững chắc chiếm lĩnh được thị trường và từng bước nâng cao thương
hiệu của Công ty thì toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty phải am
hiểu dịch vụ mà mình cung ứng cho thị trường đặc biệt là bộ phận điều hành.
Phải coi khách hàng là thượng đế người mang lại doanh thu lớn cho Công ty.
Trung tâm điều hành làm hài lòng khách hàng ngay từ khi tiếp xúc ban đầu.
Nắm vững quy trình điều hành các cuốc khách, xử lý các thông tin và
báo cáo trưởng trung tâm những vấn đề lớn có liên quan đến khách hàng và
những vấn đề xảy ra ngoài ý muốn trong ca làm việc, hết ca làm việc nhân
viên điều hành phải ghi nhật ký đầy đủ để ca sau tiếp tục nắm bắt và giải
quyết.
4. Phòng tài chính- kế toán
4.1. Chức năng
Thu tiền doanh thu hàng ngày của anh em lái xe khi hết ca làm việc họ về
nộp cho Công ty.
Các chứng từ nộp kèm theo khi nộp doanh thu phải có đầy đủ chữ ký xác
nhận của các bộ phận.
6
Hàng ngày, hàng tháng phải kiểm tra đối chiếu đầy dủ doanh thu, công
nợ, tiền xăng, phiếu xăng, tiền vé hợp đồng với bộ phận thu tiền.
Hàng ngày, hàng tháng cấp phát và đối chiếu số lượng lệnh đi đường, số
lượng phiếu xăng đã sử dụng, còn tồn với bộ phận thu tiền.
Theo dõi công nợ đối chiếu với trung tâm điều hành đảm bảo kịp thời
thuận tiện khi thanh toán tiền vé hợp đồng với khách hàng.
Tổng kết doanh thu và chi phí, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và lập
hoá đơn thanh toán, làm tất cả các công việc hạch toán, thu chi và theo dõi
hoạt động tài chính của Công ty.
4.2. Nhiệm vụ
Thu tiền theo hợp đồng đã ký kết với khách hàng
Chi tiền tạm ứng cho bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng.
Thanh toán các chi phí văn phòng, điện nước, các chi phí liên quan đến
Marketing.
Cung cấp các loại tiền lương, tiền thưởng tới các cán bộ công nhân viên
trong Công ty.
Tổng kết doanh thu và chi phí định kỳ theo tháng, quý, năm và tình hình
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
5. Phòng tố chức hành chính.
Phòng tổ chức hành chính: Theo dõi, quản lý nhân sự trong Công ty,
lập ra các kế hoạch, triển khai các chính sách do công ty vạch ra, có những
hoạt động đảm bảo cho quyền lợi của nhân viên như: các chế độ nghỉ hưu-
ốm-thai sản, tổ chức tham quan hàng năm.
Tuyển chọn nhân viên mới, tuyển nhân viên lái xe liên tục để đảm bảo liên tục
đào tào và lựa chọn anh em lái xe có tay nghề vững và phục vụ khách hàng
7
nhiệt tình, luôn coi khách hàng là thượng đế. Chăm chỉ lái mang lại doanh thu
cao cho Công ty cung như là mang lại lợi ích cho chính mình.
6. Phòng marketing
Phòng marketing có nhiệm vụ khai thác khách hàng nghiên cứu thị
trường, kiểm tra lệnh đi đường hàng ngày của lái xe, kiểm tra khách môi giới
hàng ngày, thống kê các địa chỉ thường xuyên gọi xe, lên kế hoạch tiếp thị,
nghiên cứu đối tượng cạnh tranh, có hướng đề xuất để thâm nhập các thị
trường có trọng điểm, ký hợp đồng khách hàng đi vé tháng, thanh toán công
nợ hàng tháng, báo cáo trưởng trung tâm các vấn đề vướng mắc tham mưu
cho trưởng trung tâm và Giám đốc các chính sách giá cả thị trường lớn. Nhân
viên tiếp thị phải nắm chắc quy trình điều hành và hỗ trợ trung tâm trong các
trường hợp đông khách, lễ tết và các trường hợp khác dưới sự điều động của
trưởng trung tâm và Giám đốc.
Các phòng của công ty phải có trách nhiệm tạo điều kiện cho các phòng
khác hoạt động thuận lợi, cùng nhau hoạt động vì lợi ích chung của Công ty.
7. Quản lý của Gara:
Trước tiên Gara là nơi cung cấp, chịu trách nhiệm về phương tiện cho
công nhân lái xe, bộ phận điều động và bố trí nhân lực, kết hợp cùng với
trung tâm, thanh tra và các bộ phận khác để giải quyết vấn đề của Công ty,
trách nhiệm của từng bộ phận gara rất quan trọng như về công việc kỹ thuật,
nhân lực, an toàn trong đó chú trọng nhất là khâu nhân lực, chúng ta đều biết
con người luôn đứng ở vị trí hàng đầu nếu không biết phát huy triệt để nguồn
công nhân thì tính hiệu qủa sẽ không cao. Gara là bộ phận giao xe cho công
nhân lái xe nên cần am hiểu về vận tải, kỹ thuật để luôn đảm bảo xe luôn
trong tình trạng tốt nhất.
8
Công nhân lái xe có xu hướng thay đổi thường xuyên vì vậy để tiện cho
công tác quản lý thì cần quản lý lái xe theo mã số thẻ, và có biện pháp để giữ
lái xe như áp dụng chế độ đãi ngộ đối với những người có thâm niên.
Có nhiệm vụ triển khai lắp mắt thần đảm bảo yêu cầu kỹ thuật cũng
như thường xuyên nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến vào công tác
quản lý đồng hồ tính tiền góp phần quản lý doanh thu cho Công ty.
Kết hợp với trung tâm điều hành thông báo, hướng dẫn quy trình thực
hiện cụ thể với từng công nhân lái xe theo quy chế quản lý và thanh toán các
chuyến đi đường dài theo quy trình quản lý của Công ty.
Xắp xếp lịch trực cho tổ chốt số liệu đảm bảo kiểm tra được đầy đủ,
chính xác tất cả các trường hợp đi đường dài.
Có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể cách thức chốt số liệu kiểm tra đối
với các nhân viên trong tổ chốt số liệu, đảm bảo các nhân viên này thông thạo
về nghiệp vụ sử dụng đồng hồ tính tiền.
8. Ban Thanh tra:
Xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm sẽ được xử lý theo đúng quy chế
ban hành.
Luôn theo sát hành trình của anh em lái xe. Xử lý các vụ vi phạm do va
chạm đi lại của anh em lái xe. Luôn giữ liên lạc với mọi bộ phận phòng ban
trong Công ty. Ngoài ra còn xử lý các vụ lái xe do xô sát với khách hàng hay
là giải quyết các vụ quên đồ của khách hàng. Họ luôn tiếp xúc trực tiếp với
anh em lái xe gặp gỡ khuyên giải các tình huống mà anh em lái xe không làm
vừa lòng khách hàng. Kinh doanh phải luôn lấy chữ tín làm đầu.
Cán bộ công nhân viên vi phạm tuỳ theo mức độ sẽ xử lý kỷ luật từ hạ
mức xếp loại lao động hàng tháng đến cắt thưởng hàng tháng, gây hậu quả
nghiêm trọng sẽ bị bồi thường thiệt hại và sẽ bị sa thải trước hạn.
9
CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN
TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG
TY CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI V.I.S.T.A.R.
I. ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG VÀ PHÂN LOẠI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI V.I.S.T.A.R.
1. Đặc điểm lao động.
Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R là doanh nghiệp
mới được thành lập nhưng đã dần hoàn thiện đội ngũ cán bộ, công nhân viên
của mình.
Tính đến ngày 31/03/2008 thì số lượng CNV ở Công ty cổ phần đầu tư
và thương mại V.I.S.T.A.R là 201 người. Trong đó có 16 kỹ sư và cử nhân,
36 người tốt nghiệp trung cấp, còn lại là công nhân ký thuật, lái xe, phụ xe,
sửa chữa và tạp vụ.
Do đặc thù kinh doanh của công ty là kinh doanh vận tải nên lao động ở
Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R có lượng lao động tương
đối đông và phân thành nhiều bộ phận, phòng ban với chức năng nhiệm vụ
khác nhau. Do lao động đông lại làm ở các phòng ban khác nhau. Đặc biệt là
công nhân lái xe do tính chất cong việc không cố định một nơi mà thường
xuyên đi lại nhiều và nhất là những chuyến công tác đường dài, có khi kéo dài
cả tháng. Nên công tác quản lý rất phức tạp đòi hỏi công tác quản lý phải
chuyên nghiệp có sự thống nhất.
2. Phân loại lao động.
Công ty cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R đã phân lao động
thành lao động trực tiếp; lao động gián tiếp.
10
Lao động gián tiếp gồm: Công nhân lái xe và công nhân sửa chữa ở
Gara. Họ là những người trực tiếp tạo ra sản phẩm của công ty. Và được phân
thàng các tổ, cùng chịu sự quản lý của trưởng trung tâm và quản lý Gara
Nhân viên quản lý Gara là những người trực tiếp điều hành và quản lý
tổ lái.
Nhân viên của các phòng ban và quản lý toàn doanh nghiệp: như nhân
viên phòng kế toán, điều hành
Lao động tại công ty phân thành lao động dài hạn, lao động ngắn hạn.
Lao động từ 12 tháng trở lên thì công ty ký hợp đồng lao động tham gia
đóng bao hiểm cho người lao động theo đúng quy định hiện hành. Lao động
từ 06 tháng cho đến 12 tháng thì công ty ký hợp đồng lao động ngắn hạn và
hưởng theo đúng quy đinh của công ty.
Ngoài ra công ty còn thuê lao động thời vụ như nhân viên tiếp thị, phát
tờ rơi, thợ sửa chữa Thù lao của những người này được tính trực tiếp vào chi
phí sản xuất kinh doanh.
Trong tổng số 201 lao động ở Công ty CP đầu tư và thương mại
V.I.S.T.A.R thì trong đó phân thành các bộ phận như sau:
STT Bộ phận Số người
1
Lao động trực tiếp
-Nam
- Nữ
170
165
5
2
Cán bộ quản lý
- Nam
- Nữ
31
16
15
Tổng 201
Qua bảng trên ta thấy (giới tính) lao động nữ chênh lệch < lao động
nam rất rõ ràng và trong mọi lĩnh vực từ tổng số công nhân, số cán bộ hành
11
chính đây là một đặc thù rất riêng của phần lớn các Công ty kinh doanh về
vận tải cũng như của công ty Cổ phần đầu tư và thương mại V.I.S.T.A.R. Lao
động nam chiếm phần lớn. Vì công việc lái xe là một việc rất vất vả, phải đi
lại nhiều không phù hợp với công nhân nữ. Do vậy nhiều công nhân nam là
đương nhiên.
Còn về nhân viên giám tiếp thì nhân viên nam và nhân viên nữ tương
đương nhau. Có bộ phận về kỹ thuật thì là nhân viên nam. Còn phòng tài
chính kế toán hay phòng điều hành thì nhân viên nữ lại chiếm chủ yếu. Sự
phân công công việc của Công ty giữa nam và nữ trong Công ty đều phù hợp
với loại hình kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó với sự phát triển ngày
càng cao của khoa học kỹ thuật và bản chất cạnh tranh của thực tế, Công ty
đã tuyển dụng thêm một đội ngũ nhân viên kỹ thuật có trình độ cao nhằm tìm
tòi sáng tạo ra những giải pháp những quy trình công nghệ hiện đại nhất, hợp
lý nhất phục vụ cho sản xuất kinh doanh và không thể thiếu đó là những
nhân viên quản lý hành chính với chuyên môn của mình đã giúp Công ty có
một bộ máy ngày càng hoàn thiện.
Trên đây là tinh hình chung về lao động ở Công ty Cổ phần đầu tư và
thương mại V.I.S.T.A.R. Tuy nhiên con số lao động trong Công ty không
ngừng phát triển từng ngày. Nó khẳng định việc mở rộng quy mô sản xuất
kinh doanh của Công ty cũng như ngày càng khảng định vị thế của mình trên
thị trường taxi.
II. CÁC HÌNH THỨC TRẢ LƯƠNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
VÀ THƯƠNG MẠI V.I.S.T.A.R.
Mỗi doanh nghiệp đều có một hình thức, quan niệm và cách thức trả
lương khác nhau tuỳ theo tính chất hoạt động của đơn vị mình. Tuy nhiên,
12
các đơn vị đều mong muốn có được một cách thức tính, cách chi trả và hạch
toán tiền lương phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình. Công ty cổ phần đầu
tư và thương mại V.I.S.T.A.R đã và đang biến mong muốn đó thành hiện thực
qua các hình thức trả lương phù hợp với đặc điểm SX kinh doanh của Công
ty.
1. Hình thức tiền lương theo thời gian
Hình thức này được áp dụng đối với bộ phận lao động gián tiếp bao gồm
: các phòng ban, ban lãnh đạo, phòng tổ chức, phòng kế toán - tài vụ, phòng
điều hành và nhân viên kỹ thuật và nhân sự ở Gara. Lương thời gian được
xác định:
F thời gian = N * Lcb
Trong đó:
F thời gian : Tiền lương thời gian
N : Số ngày công thực tế trong tháng.
Lcb: Tiền lương cơ bản được xác định cho từng cán bộ
CNV.
Tiền lương cơ bản được xác dịnh theo công thức:
Lcb = hệ số lương * 540000 / 26
Hệ số lương tuỳ thuộc vào bậc lương của mỗi người.
Ngoài tiền lương, cán bộ CNV mà làm ban đêm còn có tiền bồi dưỡng
ban đêm là 30.000đ/01 ca của một người Đối với cán bộ quản lý, ngoài số
tiền lương được hưởng theo cách tính trên còn được hưởng phụ cấp trách
nhiệm theo qui định của ngành và phù hợp với điều kiện của Công ty.
Lương tháng của nhân viên được trả 2 lần trong một tháng . Lần 1
được trả ngày 15 hàng tháng và lần 2 được trả nốt vào ngày 05 đầu tháng sau.
Bảng lương tạm ứng lần 1 được lập như sau:
13
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI V.I.S.T.A.R
BẢNG TẠM ỨNG LƯƠNG CÁN BỘ KỲ I THÁNG 01 NĂM 2008
Bộ phận : Phòng tài chính – kế toán
STT Họ và tên
Tổng
lương
Tạm ứng
kỳ I
Ký
nhận
Ghi
chú
1 Nguyễn Thị Hậu 2.800.000 1.000.000
2 Nguyễn Thu Thuỳ 2.200.000 800.000
3 Mai Thị Thu Hương 2.000.000 2.300.000
4 Vũ Xuân Trường 1,700,000 850,000
5 Nguyễn Huy Cường 1.700.000 850.000
6 Mai Thảo Nam 1.500.000 500.000
Tổng 11.900.000 6.300.000
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Còn bảng lương quyết toán nhận lương lần thứ hai trong tháng được lập
rất chi tiết, tỷ mỷ. Từng ngày công thực tế đi làm của mỗi người, làm tăng ca,
làm ca đêm, hưởng phụ cấp tổ trưởng và có cả bình bầu xếp loại ABC để
cuối năm xét duyệt thưởg cả năm.
Nếu như nhân viên xếp loại A thì được thưởng 3% lương, còn người
nào mà bị loại B thì bị trừ 3% lương của mình, nếu nhân viên nào mà bị loại
C thì bị trừ 5% lương. Sau đó trừ BHXH, BHYT và trừ đi tạm ứng kỳ I thì ra
cuối tháng mà nhân viên được lĩnh.
Công ty áp dụng tính lương như thế này đối với từng nhân viên trong Công ty
Nó có ưu đIểm:
- Đơn giản dễ tính
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét