253454

Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 2

còn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tác
văn phòng là chƣa cao. Chính vì vậy đƣợc sự hƣớng dẫn tận tâm của cô giáo – TH
S.Trần Thị Ngà và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty em đã chọn đề tài: “
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành ” với mục đích áp dụng lý thuyết vào
thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp một phần nhỏ bé để
hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng tại công ty đƣợc tốt hơn.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng.
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất
thƣơng mại Hoàng Thành để thấy đƣợc những điểm mạnh cũng nhƣ những điểm
yếu còn tồn tại và từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả
hoạt động của công tác văn phòng tại công ty.
3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu của đề tài
Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là cơ sở lý luận về văn phòng
và công tác văn phòng, thực trạng về công tác văn phòng tại công ty TNHH sản
xuất thƣơng mại Hoàng Thành nhƣ:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh cũng
nhƣ những thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp phải.
- Tìm hiểu thực trạng về công tác văn phòng tại công ty nhƣ công tác tham mƣu
tổng hợp, công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn thƣ, lƣu trữ,
công tác tổ chức cuộc họp hội nghị…trên cơ sở đó phân tích đánh giá kết quả đã
đạt đƣợc, những điểm còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó.
- Đƣa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu
quả của công tác văn phòng tại công ty.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 3

4. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài
Để hoàn thành khóa luận em đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu sau:
- Phƣơng pháp duy vật biện chứng
- Phƣơng pháp phân tích tổng hợp
- Phƣơng pháp điều tra, khảo sát
- Phƣơng pháp thống kê
- Phƣơng pháp so sánh
- Phƣơng pháp phỏng vấn, đối thoại
5. Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời mở đầu và kết luận chung, kết cấu của khóa luận gồm 3 chƣơng:
- Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng.
- Chƣơng 2: Thực trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thƣơng
mại Hoàng Thành.
- Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thƣơng mại Hoàng Thành.













Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 4

CHƢƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1 Những vấn đề cơ bản về văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức ngƣời ta luôn nhấn mạnh đến vai trò
quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng đƣợc coi là bộ máy thực hiện các
chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trƣởng cơ quan. Nó đảm bảo cho
công tác lãnh đạo và quản lý đƣợc tập trung một cách thống nhất, hoạt động
thƣờng xuyên liên tục và có hiệu quả. Vậy văn phòng là gì ?
Văn phòng đƣợc hiểu theo nhiều nghĩa dƣới những góc độ tiếp cận khác nhau:
- Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo. Ngƣời ta có thể gọi là
"Văn phòng giám đốc", "Văn phòng Nghị sỹ".
- Văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà
mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ. Thí dụ "Văn phòng
Bộ", "Văn phòng Uỷ ban nhân dân"
- Văn phòng đƣợc hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan Nhà nƣớc,
trong các xí nghiệp. Nhƣ vậy: Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ
các loại công văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng ngƣời ta thƣờng nghĩ
đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thƣ.
- Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị.
Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhƣng thƣờng nó chỉ phản
ánh đƣợc một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định
nghĩa chính xác về văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt
động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức. Nếu xem xét công
tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:
- Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng
toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính,
môi trƣờng theo các phƣơng án sử dụng khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu
trong từng hoạt động của đơn vị. Nhƣ vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ
giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác
là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 5

- Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông
tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ
hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành
thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong
quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn.


Để công tác văn phòng đạt đƣợc kết quả cần có những điều kiện cơ bản sau đây:
Thứ nhất: Bộ máy văn phòng phải đƣợc tổ chức thích hợp. Ở các cơ quan, đơn
vị có qui mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng cần có đầy đủ các bộ
phận với số lƣợng nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng
đƣợc độc lập, đáp ứng đầy đủ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Nhƣng
đối với các đơn vị có qui mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ
thì bộ máy văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu. Ở đây từng con ngƣời có
thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau miễn là có thể đáp ứng đƣợc những
yêu cầu hoạt động của cơ quan. Từ thực tế này, có những nhà nghiên cứu hành
chính đã đƣa ra quan điểm "không nhất thiết cơ quan, đơn vị nào cũng phải có
một tổ chức văn phòng". Ở các cơ quan lớn có văn phòng, các cơ quan nhỏ có
phòng hành chính, còn ở các tổ chức kinh doanh đơn lẻ thì cần một, hai ngƣời đủ
năng lực trình độ đảm nhận tất cả các công việc liên quan đến văn phòng.
Thứ hai: Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức là
phải có một cơ sở hạ tầng cụ thể nhƣ nhà xƣởng, phƣơng tiện, thiết bị và các điều
kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, qui mô của các
yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức, quản lý, vào qui
mô hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Nhƣ vậy, nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì văn phòng bao
gồm các yếu tố vật chất hiện hữu nhƣ nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con ngƣời có
trong văn phòng, cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nếu quan
sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm tòan bộ quá trình thu thập, xử lý,
vận chuyển thông tin, từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều
hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 6

Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của công tác
văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đƣa ra một định nghĩa chính xác về văn
phòng cơ quan nhƣ sau:
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho
hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều
kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt và hiệu quả.
1.1.2 Vị trí của văn phòng

Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối
quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn
bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mƣu tổng hợp, hậu cần cũng
liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa
dạng đó văn phòng đƣợc gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị.
Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong
mọi hoạt động của cơ quan tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các
nhà quản lý về công tác thông tin, điều hành, cung cấp điều kiện kĩ thuật phục vụ
công việc quản lý điều hành.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện công việc ghép nối các mối quan hệ
trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của ngƣời đứng đầu trong tổ chức. Do văn
phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng
giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, các cơ quan ngang cấp và cơ quan
cấp dƣới với nhân dân.
Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang
tính thƣờng xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên
tục cả ngày lẫn đêm ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày
nghỉ, lễ tết, thứ 7, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt
cho cơ quan.
Với các vị trí trên, văn phòng giữ một vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý
điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 7

1.1.3 Vai trò của văn phòng
Văn phòng của bất kỳ cơ quan tổ chức nào ra đời cũng là một yếu tố tất yếu
khách quan, văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hƣởng to lớn đến hiệu quả
và chất lƣợng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác văn phòng vừa là bộ phận đầu
não, vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra những lƣợng thông tin
kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ
quan đơn vị đƣợc trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Vai trò quan trọng đó của văn
phòng đƣợc thể hiện trên các phƣơng diện sau:
Thứ nhất: Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ
quan tổ chức, bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trƣởng đều phải thông qua văn
phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách nhiệm
theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh
đạo cơ quan. Nhƣ vậy đây là chức năng vô cùng quan trọng, các bộ phận phòng
ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt. Nếu văn phòng không làm việc thì
mọi họat động của cơ quan sẽ bị ngừng trệ.
Thứ hai: Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ
đối ngoại của cơ quan. Văn phòng đƣợc coi là “cổng gác thông tin” của cơ quan tổ
chức, bởi vì mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng. Từ
những nguồn thông tin tiếp nhận đƣợc văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những
kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lƣu trữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng
nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của một tổ chức.
Thứ ba: Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Đó là vì thông
qua văn phòng các nhà lãnh đạo điều hành quản lý cấp dƣới bằng hệ thống các văn
bản nhƣ là: thông báo, quyết định…
Thứ tư: Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của
cơ quan tổ chức. Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của cá nhân, phòng
ban tới thủ trƣởng để đạt đƣợc mọi mục tiêu của cơ quan tổ chức.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 8

Thứ năm: Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tƣợng quản lý trong và
ngoài tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trƣởng phải thông qua bộ
phận văn phòng để ra các văn bản chuyển đến các phòng ban, cá nhân có liên quan,
các thông tin phản hồi cũng đƣợc thông qua văn phòng để chuyển đến thủ trƣởng.
Thứ sáu: Văn phòng đƣợc ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt
động của các phòng ban đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng nhƣ: xây
dựng mới, sữa chữa, mua sắm các trang thiết bị hoạt động.
Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã quan tâm xây dựng,
củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức mình theo hƣớng hiện đại hóa. Đồng thời
nhận thức đƣợc hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp nên trong xã hội đã
tồn tại tất yếu ngành văn phòng. Quyết định của văn phòng chính phủ đã lấy ngày
28 tháng 8 hàng năm làm ngày truyền thống của văn phòng, của hệ thống chính
quyền nhà nƣớc Việt nam.
1.1.4 Chức năng của văn phòng
Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hoặc
doanh nghiệp mà tổ chức văn phòng đƣợc hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhƣng
dù đƣợc tổ chức theo cách nào thì Văn phòng cũng có hai chức năng cơ bản: tham
mƣu, tổng hợp và hậu cần.
1. Chức năng tham mƣu, tổng hợp
Nhiều nhà nghiên cứu chia chức năng này thành hai nội dung cơ bản là tham mƣu
và tổng hợp. Nội dung của công tác tham mƣu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công
tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý
thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội
dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý
của thủ trƣởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh
khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác.
Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có
yếu tố chủ quan (thuộc về ngƣời thủ trƣởng), bởi vậy muốn có những quyết định
đúng đắn, mang tính khoa học, ngƣời thủ trƣởng cần căn cứ vào những yếu tố
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 9

khách quan nhƣ những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những ngƣời trợ
giúp. Những ý kiến đó đƣợc tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đƣa ra những kết
luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phƣơng
án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra
hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu
trong các trƣờng hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh
trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ƣu. Đây chính là nội dung tham
mƣu của công việc văn phòng.

Nhƣng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông
tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngƣợc trên mọi lĩnh vực của nhiều
đối tƣợng mà Văn phòng thu thập đƣợc. Những thông tin ấy cần phải đƣợc
sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lƣu giữ và sử dụng theo yêu cầu của ngƣời quản
lý trong từng lĩnh vực cụ thể. Hoạt động nhƣ trên thuộc về nội dung công tác
tổng hợp của hoạt động văn phòng.
Chức năng tham mƣu đƣợc thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể nhƣ xây dựng
quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ
chức thực hiện chƣơng trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm
định về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử
lý các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; biên tập, kiểm tra
và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của văn bản
Nhƣ vậy hai nội dung tham mƣu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai
công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trƣởng cơ
quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ƣu nhất phục
vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.
Chức năng tham mƣu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết
với nhau: tham mƣu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mƣu. Cũng từ đó việc
lựa chọn, bồi dƣỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hƣớng đáp ứng tốt
chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không
chỉ là cái “hộp thƣ” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con
ngƣời phấn đấu vƣơn lên, sáng tạo, có đƣợc những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng
thời cũng cần tránh coi văn phòng là “tổng tham mƣu”, bao biện làm thay những
công việc không đúng chức năng.
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 10

2. Chức năng hậu cần

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhƣ nhà
cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính Các điều kiện và phƣơng tiện ấy
phải đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng đƣợc bổ sung để cung
cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công
việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính
đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu
quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có những nguyên
liệu, vật liệu phƣơng tiện và nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tuỳ
thuộc vào phƣơng thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó nhƣ thế nào của mỗi tổ
chức văn phòng. Chi phí tiết kiệm và phù hợp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là
phƣơng châm hoạt động của công tác văn phòng.

Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý
thông qua các chức năng tham mưu tổng hợp, hậu cần và các chức năng này
vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan
cho sự tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động
nghiệp vụ của nó.
1.1.5 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng chung, chức năng cơ bản của văn phòng, ngƣời ta lại phân thành
các chức năng cụ thể, chi tiết, những chức năng cụ thể, chi tiết ấy lại gắn với mỗi
không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức và nội dung cụ thể nên còn gọi là
những nhiệm vụ. Theo những chức năng trên văn phòng có thể xây dựng nhiều
nhiệm vụ. Ví dụ với chức năng tham mƣu sẽ có nhiệm vụ trƣớc mắt, nhiệm vụ lâu
dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thƣờng xuyên hay nhiệm vụ đột xuất. Trong tham
mƣu lại có tham mƣu về chiến lƣợc kinh doanh, tham mƣu về công tác tuyển dụng,
đãi ngộ nhân sự…Đó là những nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng phải thực hiện chức
năng tham mƣu. Tƣơng tự nhƣ vậy các chức năng hậu cần và tổng hợp, với cách tiếp
cận này, nhiệm vụ chính của văn phòng tập trung vào các công việc sau đây:
Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty
TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành

Sinh viên: Phạm Thị Huyền – Lớp QT1001 Trang 11

1.5.1.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị
Mọi tổ chức muốn đƣợc sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo
những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động.
Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tính chất hoạt
động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cần
phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo,
ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ
quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn
phòng phải thực hiện khi cơ quan đƣợc tổ chức và đi vào hoạt động.
1.1.5.2 Xây dựng và quản lý chƣơng trình, kế hoạch hoạt động của cơ
quan, đơn vị
Các phòng ban đơn vị đều có định hƣớng mục tiêu hoạt động thông qua các
chiến lƣợc phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Bản chiến lƣợc chỉ dự định cho
thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt
động 5 năm, 3 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần…cần phải có kế hoạch, chƣơng trình
cụ thể. Ví dụ: kế hoạch hoạt động của đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà
có nhiều loại khác nhau nhƣ kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài
chính…Mỗi loại kế hoạch trên đƣợc giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng
và thực hiện. Đơn vị muốn đạt đƣợc mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các
kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ
trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn
đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện.
Căn cứ vào chiến lƣợc phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản
phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng
bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chƣơng trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn
thành nhiệm vụ đơn vị mình đƣợc giao để các sản phẩm, dịch vụ đƣợc làm ra với
chất lƣợng tốt, giá thành giảm. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chƣơng trình, kế
hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp
với nhau mật thiết và đồng bộ hơn.

Xem chi tiết: 253454