+ Để liên kết, phối hợp những con người, bộ phận, phân hệ bên trong
và bên ngoài tổ chức cần có những con người lãnh đạo, quản lý, dẫn
dắt nhằm đi đến mục tiêu chung cho tổ chức.
∗Tổ chức ( theo nghĩa động từ) là một chức năng của quá trình quản lý
bao gồm việc phân bổ, sắp xếp các nguồn lực con người và gắn liền với con
người là các nguồn lực khác nhau nhằm thực hiện thành công kế hoạch của tổ
chức.
( 2 )
Sơ đồ 1.1. Lôgic của quá trình quản lý
( Nguồn: Giáo trình Quản trị học-TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-
Nhà xuất bản Giao thông Vận tải, Hà Nội 2006 -Trang 10 )
1.2.CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1.Khái niệm
Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân)
có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa,có những nhiệm
vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những
2
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản
Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 6.
5
Lập kế họạch
Lãnh đạo
Tổ chứcKiểm tra
Các nguồn lực
-Nhân lực
-Tài lực
-Vật lực
-Thông tin
Kết quả
-Đạt mụch đích
-Đạt mục tiêu
+Sản phẩm
+Dịch vụ
-Mục tiêu đúng
-Hiệu quả cao
khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục
tiêu đã xác định.
(3)
- Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công điều phối những họat
động trong cấu trúc của tổ chức ở từng bộ phận, phân hệ, vị trí công tác để đạt
được mụch tiêu, mụch đích xác định của tổ chức đồng thời nó phản ánh môi
tương quan về quyền lực trong tổ chức.
- Bên cạnh đó cơ cấu tổ chức xác định những nhiệm vụ, quyền hạn và
mối mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phân hệ trong tổ chức.
1.2.2.Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức
1.2.2.1.Chuyên môn hóa công việc
Chuyên môn hóa công việc có nghĩa là khi một người, một bộ phận,
phân hệ…chỉ thực hiện một hoặc một số chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ
tương đồng.
Như vậy chuyên môn hóa sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ,
đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện.
Ưu điểm lớn nhất của chuyên môn hóa đó chính là nâng cao năng suất
và hoàn thiện được kỹ năng lao động nhất định cho người lao động.
Tuy nhiên chuyên môn hóa công việc cũng có những mặt tiêu cực của
nó: đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà người lao động
phụ trách; bên cạnh đó khả năng sáng tạo, tìm tòi, sự thích nghi với những
công việc mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện
nay đòi hỏi người lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kĩ năng cần thiết
khác. Để khắc phục những nhược điểm trên, người ta khuyến khích tổng hợp
hóa những kĩ năng cho người lao động.
-Tổng hợp hóa đó xảy ra khi một người, bộ phận, phân hệ . thực hiện
công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tương đối.
3
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản
Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 7.
6
Theo lời khuyên của các chuyên gia : nên nâng cao mức độ tổng hợp
hóa đến mức độ cao nhất có thể đồng thời vẫn đảm bảo được những kĩ năng
cần thiết cho người lao động. Về phía người lao động cần phải đa dạng hóa
những kĩ năng nhưng phải xác định cho mình đâu là giá trị trung tâm.
1.2.2.2.Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệ
Trong tổ chức sự chuyên môn hóa theo chiều ngang làm xuất hiện
những bộ phận, phân hệ, vị trí công tác mang tính tương đối và thưc hiện
những hoạt động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức
được thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau là xuất hiện các mô hình, các
kiểu tổ chức khác nhau.Trong xã hội hiện đại ngày nay, đã xuất hiện nhiều
mô hình cơ cấu tổ chức mới, đó là sự pha trộn kết hợp giữa các mô hình cổ
điển và xu thế phát triển của từng chủ thể.
1.2.2.3.Cấp quản lý và tầm quản lý
Tầm quản lý (tầm kiểm soát) là số người và bộ phận mà một nhà quản
lý có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm
quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp.
( 4 )
Trong một tổ chức khi mà hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức
tạp sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định ( từ trên xuống ) cũng
như việc tiếp nhận và báo cáo thông tin ( từ dưới lên, từ môi trường bên
ngoài) làm mất nhiều thời gian, thông tin bị bóp méo. Vì vậy mà trong hoàn
thiện cơ cấu tổ chức người ta thường giảm số cấp quản lý xuống đến mức
nhất định và nâng tầm quản lý.
Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ
sau:
- Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch.
Năng lực của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngược lại.
4
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản
Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 31-32
7
Để nâng năng lực cho cán bộ quản lý cần: ( 1) nâng cao trình độ thông qua
việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; (2) nâng cao kĩ năng biến hoạt
động thành thực tiễn; (3) nâng cao phẩm chất đạo đức.Tạo cho nhà quản lý
các công cụ: (4) phương pháp, công cụ kĩ thuật, hệ thống thông tin; (5) các
quy trình họat động, những lý thuyết mô hình mang tính định lượng.
- Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn
có quan hệ tỷ lệ thuận.
- Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ
nghịch.
- Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm
quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận.
Có 3 mô hình có cấu tổ chức căn cứ vào số cấp quản lý:
- Cơ cấu nằm ngang ( có từ 1- 2 cấp quản lý)
- Cơ cấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quản lý trở lên)
- Cơ cấu mạng lưới ( không có cấp quản lý )
1.2.2.4.Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức.
∗ Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi
hỏi sự tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí ( hay chức vụ) quản lý
nhất định trong cơ cấu tổ chức.
(5)
Trong 1 tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản: quyền hạn trực tuyến,
quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng.
∗ Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết
định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới ( chế độ thủ trưởng).
(6)
5
,6
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản
Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 23
6
8
∗ Quyền hạn tham mưu là quyền hạn đưa ra lời khuyên, ý kiến tư vấn,
phản biện kiến nghị, mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý
trực tuyến.
Sơ đồ 1.2 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu
Trong tổ chức thì mối quan hệ giữa người có quyền hạn trực tuyến và
quyền hạn tham mưu là phức tạp nhất. Người ta đưa ra những lời khuyên như
sau:
- Đối với những nhà tham mưu:
+ Không nên coi người lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng
người sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều
+ Trong mối quan hệ với người nắm quyền hạn trực tuyến thì tham
mưu là người đứng thứ 2, nhiệm vụ là giúp cho người có quyền hạn trực
tuyến là việc hiệu quả và hiệu lực cao nhất.
+ Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay
9
TP kế hoạch
Trợ lý
Thi công
Giám đốc
TP kĩ thuật
TP tổ chức
Giám sát Cơ giới
Quyền hạn trực tuyến
Quyền hạn tham mưu
+ Phải trung thành với người lãnh đạo, biết giữ bí mật thông tin, vì lợi
ích của người lãnh đao, của tổ chức mà hoạt động.
- Đối với các nhà nắm quyền hạn trực tuyến:
+ Phải coi việc tham mưu là tất yếu vì không ai có thể giỏi toàn bộ các
chức năng hoạt động
+ Phải biến việc sử dụng tham mưu thành lối sống của tổ chức
+ Bảo đảm cho tham mưu có đầy đủ các thông tin thuộc các lĩnh vực
của mình
+ Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mưu ( đa dạng hóa các
phương thức trả công, gắn liền vị thế quản lý, xây dựng hệ thống vị thế về
mặt chuyên môn).
( 7 )
∗ Quyền hạn chức năng là quyền trao cho cá nhân hoặc bộ phận được ra quyết
định và kiểm soát những hoạt động nhất định của bộ phận khác.
( 8 )
Thông thường trong tổ chức thì những người có quyền hạn chức năng
là những người:
- Có quyền hạn tham mưu
- Có quyền ra quyết định theo chế độ ủy quyền và chế độ phân quyền
- Sự đại diện của họ luôn đứng sau “ thừa lệnh, thay mặt “.
1.2.2.5.Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chức
Tập trung xảy ra khi người quản lý cao nhất nắm tất cả các quyền ra
quyết định.
( 9 )
Phi tập trung xảy ra khi người quản lý cấp cao chấp thuận trao quyền
quyết định cho người quản lý cấp thấp hơn.
(10)
7
Bài giảng của PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền
8
9
109,10
Bài giảng của PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền
10
Nhìn chung xã hội hiện đại ngày nay, thì tổ chức ngày càng được tăng
cường tính phi tập trung. Có 3 hình thái phi tập trung : tham gia, phân quyền
và ủy quyền
- Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quản lý
thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức
đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người hay một
cấp quản lý không thể đảm đương được mọi công việc quản lý.
(11)
- Ủy quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp
dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất
định.
(12)
1.2.2.6.Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức
Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người bộ phận,
phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục
tiêu chung của tổ chức.
(13)
Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan
hệ thông tin và truyền thông.
Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất trong hoạt động của
các bộ phận, phân hệ bên trong cũng như các đối tác bên ngoài tổ chức. Khi
mục tiêu của tổ chức càng lớn đòi hỏi mức độ phối hợp càng cao.
Các công cụ phối hợp:
- Công cụ hữu hình : kế hoạch, mô hình tổ chức, hệ thống tiêu chuẩn kĩ
thuật
-Công cụ vô hình: văn hóa ( những giá trị chuẩn mực, đường lối, quan
điểm…), quan hệ cá nhân…
118,11,12
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất
bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 29,40.
12
13
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất bản
Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 44
11
1.2.3.Một số mô hình cơ cấu tổ chức điển hình hiện nay
1.2.3.1.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng
Cơ sở hình thảnh là việc hợp nhóm các hoạt động có mối quan hệ
tương đồng về tính chất, trong cùng một lĩnh vực chức năng như Marketing,
R&D, Đảm bảo chất lượng, Quản trị nguồn nhân lực… vào cùng một đơn vị
cơ cấu.
Ưu điểm:(1) mô hình này phát huy được những ưu điểm của chuyên
môn hóa nghành nghề; (2) việc kiểm tra của lãnh đạo cấp cao nhất đối với các
bộ phận chức năng dễ dàng hơn.
Nhược điểm: (1) nhược điểm của chuyên môn hóa; (2) mâu thuẫn giữa
các bộ phận chức năng trong việc đề ra, phối hợp thực hiện các mục tiêu,
chiến lược chung của tổ chức;(3) Không có lợi cho việc đào tạo cán bộ quản
lý toàn diện.
12
Trợ lý
Giám đốc
TP Hành chính
Quản trị
TP Tài chính Kế
toán Thống kê
Nghiên cứu thị
trường
Quảng cáo
Bán hàng
Quản lý bán
hàng
Lập kế hoạch tài
chính
Kế toán tổng
hợp
Kế toán chi phí
Thống kê và xử
lý số liệu
Trợ lý
Giám đốc
TP Hành chính
Quản trị
TP Tài chính Kế
toán Thống kê
TP Tiếp thị Bán
hàng
Sơ đồ 1.3.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng ở một công ty Thương mại
Khả năng ứng dụng : mô hình này được sử dụng trong một giai đoạn
phát triển nào đó khi mà tổ chức hoạt động ở quy mô vừa và nhỏ trong 1 lĩnh
vực, đơn sản phẩm, đơn thi trường.
(14)
Nếu tổ chức hoạt động trên nhiều thị trường, phục vụ nhiều loại đối
tượng khách hàng mục tiêu, tạo ra nhiều loại sản phẩm mang tính độc lập
tương đối, có quy mô lớn và rất lớn thường sử dụng những mô hình cơ cấu tổ
chức khác, mang tính ứng dụng và phù hợp hơn.
1.2.3.2.Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư
Cơ sở hình thành của mô hình đó chính là việc hình thành các bộ phận
phân hệ dựa trên tiêu chí địa lý, lãnh thổ. Các hoạt động trong cùng một khu
vực nhất định được hợp nhóm giao cho một người quản lý.
Ưu điểm của mô hình: (1) Nắm bắt được những nhu cầu, mối quan hệ
với khách hàng ở địa phương, thông tin về thị trường ;(2) Có sự phối hợp tốt
giữa các bộ phận chức năng tập trung vào một thị trường cụ thể; (3)Tận dụng
hiệu của các nguồn lực ở địa phương;(4) Tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào
tạo cán bộ quản lý chung.
Nhược điểm : (1) Khó khăn trong việc chỉ đạo thống nhất các hoạt
động trên phạm vi rộng; (2) Để duy trì hệ thống này đòi hỏi phải có nhiều cán
bộ quản lý chung; (3) Khó khăn trong việc duy trì và kiểm tra tập trung;(4)
Công việc có thể bị trùng lặp.
14
Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) – TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất bản
Khao học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 11
13
Hiện nay, hình thức này khá phố biến ở các công ty hoạt động trên
phạm vi rộng, tập đoàn xuyên quốc gia, tiến hành các hoạt động giống nhau,
dây truyền lắp ráp, mạng lưới phân phố; hay các cơ quan nhà nước như cơ
quan thuế, tòa án, viễn thông các tỉnh nhằm cung ứng các dịch vụ giống
nhau, đồng thời ở mọi nơi trong cả nước.
Sơ đồ 1.4.Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư
1.2.3.3.Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng
(15)
15
Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Nhà
xuất bản Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 2002- Trang 14- 16
14
Giám đốc
TP Hành chính
Quản trị
TP Tài chính Kế
toán Thống kê
Lãnh đạo tổ
chức
Lãnh đạo lĩnh
vực ….
Lãnh đạo lĩnh
vực N
Lãnh đạo lĩnh
vực 1
Lãnh đạo khu
vực B
Lãnh đạo khu vực
C
Lãnh đạo khu
vực A
Kế hoạch Sản xuất Tin học Tài chính
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét