2. Đặc điểm tổ chức quản lí
2.1. Đặc điểm bộ máy quản lý
Công ty Đầu t và xây dựng Thanh Hoá là một Công ty lớn tổ chức theo
mô hình Công ty mẹ _con . Do đặc điểm tổ chức của ngành, của sản phẩm
xây dựng nói chung và đặc điểm của Công ty nói riêng nên bộ máy quản lý của
Công ty đợc tổ chức theo mô hình sau:
Sơ đồ1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Công ty hiện có 16 Xí nghiệp xây lắp, 25 đội xây dựng trực thuộc Công
ty và 7 Công ty cổ phần. Dới các đội, xí nghiệp là các tổ sản xuất. Nh vậy theo
mô hình tổ chức của công ty thì các đội và xí nghiệp trực thuộc đợc tổ chức, có
chức năng quyền hạn ngang nhau
5
Giám đốc
Các phó Giám đốc
Phòng
Tổ
chức-
Hành
chính
Phòng
Thị trư
ờng
Phòng
Kế
hoạch
kỹ
thuật
Phòng
Tài vụ
Phòng
KSNB
Ban
dự án
và đầu
tư
Các
Công
ty cổ
phần
Các đội,
xí
nghiệp
trực
thuộc
* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc
Gồm có một giám đốc và 4 phó giám đốc.
Đứng đầu là Giám đốc giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty vừa là ng-
ời đại diện cho nhà nớc, vừa đại diện cho cán bộ công nhân viên chức, quản trị
Công ty theo chế độ một thủ trởng, có quyền quyết định, điều hành hoạt động
Công ty theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật nhà nớc và nghị quyết của
đại hội cán bộ công nhân viên chức, chịu trách nhiệm trớc nhà nớc và tập thể
ngời lao động trong Công ty về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Giúp việc cho giám đốc là các phó giám đốc. Mỗi phó giám đốc phụ
trách một lĩnh vực chuyên môn chịu trách nhiệm trớc giám đốc về kết quả hoạt
động do mình phụ trách.
Phòng Thị tr ờng
Là đầu mối trong công tác tiếp thị tìm kiếm công việc cũng nh tiêu thụ
vật liệu xây dựng. Cùng với bộ phận marketing của các Công ty cổ phần tìm
kiếm thị trờng tiêu thụ sản phẩm.
Phòng Tổ chức- Hành chính
Thực hiện quản lý nhân sự, bao gồm tổ chức tuyển dụng, đào tạo, sắp
xếp, điều chuyển nhân sự phù hợp với tính chất, yêu cầu công việc và khả năng
của mỗi ngời; theo dõi việc nâng bậc lơng, đóng bảo hiểm cho lao động (Bảo
hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế) gián tiếp tại văn phòng Công ty. Đồng thời theo dõi
, kiểm tra đơn vị trực thuộc thực hiện hợp đồng giao khoán nh kiểm tra định
mức đơn giá khoán nội bộ, tiền lơng, tiền thởng, thực hiện các chế độ đối với
ngời lao động theo bộ luật lao động.
Phòng Kế hoạch kĩ thuật
Kiểm tra và lập kế hoạch sản xuất, xây dựng các định mức kinh tế kỹ
thuật, lập đơn giá dự toán các công trình tham gia đấu thầu. Theo dõi, kiểm tra
việc thi công công trình về mặt chất lợng kỹ thuật, tiến độ, nghiên cứu cải tiến
6
máy móc thiết bị, đề xuất các biện pháp thi công, thẩm định và đa ra các định
mức làm căn cứ phân chia cấp bậc công việc phục vụ cho việc giao khoán nội
bộ và tính trả lơng cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Lập kế hoạch và thực hiện cung ứng vật t, mua sắm và sửa chữa thiết bị,
quản lý tình hình sử dụng máy móc thiết bị, điều động thiết bị phục vụ thi công.
Phòng Tài vụ
Phòng Tài vụ có nhiệm vụ tổ chức và thực hiện công tác kế toán trong
doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác phục vụ
quản trị nội bộ và cho những ngời quan tâm khác; theo dõi tình hình sản xuất
kinh doanh của Công ty, hiệu quả hoạt động và tình hình thực hiện nghĩa vụ với
Nhà nớc; kiểm tra và ngăn chặn những hành vi vi phạm các quy định về tài
chính kế toán đang có hiệu lực.
Phòng Kiểm soát nội bộ
Thực hiện công việc kiểm soát nội bộ các hoạt động chủ yếu trong Công
ty. Kiểm tra việc ghi chép kế toán, lập các báo cáo tài chính có tuân thủ chuẩn
mực, chế độ. Kiểm tra độ chính xác của các con số trình bày trên sổ sách và báo
cáo cũng nh việc theo dõi việc sử dụng tài sản của Công ty có đúng mục đích
hay không
Ban dự án và đầu t
Lập và quản lí các dự án lớn mà Công ty chịu trách nhiệm chính do
UBND tỉnh uỷ quyền
2.2 Đặc điểm về phân cấp quản lí
Về t cách pháp nhân
Chỉ có Công ty mới có t cách pháp nhân đầy đủ trong quan hệ giao dịch,
kí kết hợp đồng với khách hàng với các tổ chức các cơ quan quản lí (ngân hàng,
tài chính) và trực tiếp thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc. Là một doanh nghiệp độc
lập tự chủ về kinh tế đồng thời phải tự chịu trách nhiệm trớc pháp luật về thực
hiện đúng các quan hệ thanh toán, các quan hệ về hợp đồng kinh tế. Công ty đ-
7
ợc phép sử dụng con dấu riêng, đợc mở tài khoản tại ngân hàng. Còn các đơn vị
trực thuộc thì có t cách pháp nhân không đầy đủ tức là chỉ đợc kí kết các hợp
đồng kinh tế khi có sự ủy quyền của Công ty. Trong giới hạn cho phép các đơn
vị đợc mở tài khoản giao dịch (chuyên thu hoặc chuyên chi ), không mở tài
khoản tiền vay, có con dấu riêng để thực hiện các hoạt động giao dịch.
Các Công ty cổ phần (công ty con ) là những Công ty toán độc lập có đầy
đủ t cách pháp nhân tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của mình. Công
ty Đầu t và xây dựng Thanh Hoá là là ngời chi phối hoạt động của các Công ty
con. Bộ máy quản lí tại các công ty con do giám đốc Công ty mẹ cử ra và chịu
sự giám sát của Ban giám đốc Công ty mẹ.
Về quản lí vốn và tài chính
Vốn của Công ty đợc hình thành từ hai nguồn : vốn chủ sở hữu (vốn ngân
sách và tự bổ sung ) và vốn vay theo quan hệ tín dụng. Ngoài việc sử dụng vốn
kinh doanh vào lĩnh vực kinh doanh chính là xây lắp, Công ty còn đầu t vốn vào
các công ty cổ phần, định kì thu cổ tức trên số vốn đầu t.
Vốn lu động
Để đảm bảo có vốn hoạt động sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng thiếu
vốn hoặc bị chiếm dụng vốn, các công việc tìm kiếm đợc tiến hành trớc khi kí
hợp đồng thi công các phòng ban chức năng phải kiểm tra nguồn vốn, thông tin
chính xác để tham mu cho giám đốc Công ty xem xét, cân nhắc trớc khi ký kết
hợp đồng.
Các đơn vị phụ thuộc đều phải vay vốn của Công ty để hoạt động và phải
chịu lãi suất vay ngân hàng từ khi vay đến khi hoàn trả Công ty. Trờng hợp đặc
biệt do yêu cầu về tiến độ phải thi công liên tục, đơn vị muốn vay tiếp phải báo
cáo rõ việc thu chi, sử dụng vốn đã vay trớc để Công ty xem xét. Khi
công trình đã thi công xong theo giai đoạn quy ớc ghi trong hợp đồng phải vay
vốn để thi công tiếp, đơn vị phải làm bản khối lợng thi công đã hoàn thành, bản
tạm thanh toán trình bên A ký duyệt ứng vốn cho Công ty, công ty mới cho vay
tiếp.
Vốn cố định
8
Công ty trực tiếp quản lí vốn cố định bất kể vốn đó đợc hình thành từ
nguồn nào. Các đơn vị sử dụng máy móc thiết bị thi công của Công ty phải có
trách nhiệm bảo quản bảo dỡng, sử dụng phải có biện pháp an toàn. Việc mua,
thanh lý, nhợng bán TSCĐ đều do Công ty quyết định dựa trên cơ sở đề nghị
của các đơn vị sử dụng.
3. Đặc điểm quy trình công nghệ
Công ty Đầu t và xây dựng Thanh Hoá kinh doanh lĩnh vực xây dựng cơ
bản mang tính chất sản xuất và hơn nữa là sản xuất xây lắp, vì thế nó có đặc
điểm sản xuất kinh doanh riêng. Để có đợc một công trình xây dựng hoàn
thành, bàn giao cho chủ đầu t thì phải trải qua các bớc công việc sau:
Sơ đồ2 : Quy trình công nghệ
9
Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật
Lập mặt bằng thi công
Lập biện pháp thi công,
biện pháp an toàn lao động
Tổ chức thi công
Nghiệm thu công trình
Công tác chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật gồm có :
+ Cán bộ phòng kỹ thuật và quản lí công trình sẽ xem xét thiết kế cũng
nh yêu cầu kỹ thuật do bên chủ đầu t (bên A) cung cấp để lập giá trị dự toán
theo từng công trình, hạng mục công trình, từ đó lập hồ sơ dự thầu :
+ Giá trị dự toán cũng chính là giá trị dự thầu. Đây là khâu quan trọng
bởi vì để trúng thầu thi công một công trình thì đòi hỏi Công ty phải xây dựng
đợc giá thầu hợp lý cho công trình đó dựa trên cơ sở giá cả thị trờng và khả
năng của Công ty sao cho đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi.
Sau khi lập dự toán thi công đợc bên A chấp nhận, Công ty(bên B) sẽ ký
hợp đồng với bên A. Tiếp theo bên B tiến hành khảo sát và thiết kế mặt bằng
thi công.
Lập biện pháp thi công và biện pháp an toàn lao động là công việc tiếp
theo. Công đoạn này đợc lập sao cho công trình đợc thi công nhanh gọn đúng
tiến độ đảm bảo chất lợng và an toàn lao động.
Tổ chức thi công đợc thực hiện sau khi bên A chấp nhận hồ sơ thiết kế
mặt bằng thi công , biện pháp thi công và biện pháp an toàn lao động.Quá trình
thi công đợc thực hiện theo đúng các biện pháp đã lập .
Sau khi công trình hoặc hạng mục công trình hoàn thành, hai bên tiến
hành nghiệm thu, bàn giao và đa vào sử dụng. Thành phần nghiệm thu bao gồm:
chủ đầu t (bên A), t vấn (nếu có ), đơn vị thi công (bên B) và cơ quan quản lí
chất lợng
Hai bên tiến hành quyết toán công trình hoàn thành sau khi đã nghiệm
thu bàn giao. Khi quyết toán công trình thống nhất, bên A sẽ thanh toán nốt số
tiền còn lại cho bên B sau khi giữ lại tiền bảo hành công trình
4 . Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán
4.1. Bộ máy kế toán
Công ty Đầu t và Xây dựng Thanh Hoá là đơn vị thực hiện việc phân cấp
quản lí, do vậy bộ máy kế toán công ty đợc tổ chức theo hình thức nửa tập trung
nửa phân tán. Công ty có phòng kế toán còn dới các xí nghiệp và các đội trực
10
Giá trị dự toán công
trình, HMCT
Giá thành dự toán từng
công trình, HMCT
Lãi định
mức
= +
thuộc có các kế toán công trình gọi chung là kế toán đơn vị. Hiện nay Công ty
sử dụng máy tính để hỗ trợ cho công tác kế toán
Việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp do các đơn vị trực
thuộc thực hiện. Bộ phận kế toán công ty thực hiện ghi chép theo dõi toàn bộ
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động tại văn phòng công ty
và tổng hợp số liệu từ các đơn vị trực thuộc, tính giá thành sản phẩm cuối cùng,
xác định lỗ lãi cuối cùng toàn Công ty, chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ với
nhà nớc.
Do hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty nên các đơn vị trực
thuộc là nơi tập hợp chi phí, tổ chức hạch toán ghi chép ban đầu, lập chứng từ,
ghi sổ theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách khoa học, đúng pháp luật
và theo hớng dẫn. Định kì theo quý kế toán đơn vị tập hợp chứng từ gốc và các
chứng từ sổ sách có liên quan chuyển về phòng kế toán công ty. Mặt khác các
đơn vị trực thuộc này cũng tự mở sổ theo dõi chi tiết tình hình sản xuất kinh
doanh tại đơn vị mình và hạch toán phụ thuộc với Công ty thông qua tài khoản
phải thu, phải trả nội bộ. Kế toán đơn vị tiến hành lập và gửi đúng kỳ hạn hoặc
khi có yêu cầu các báo cáo quyết toán, báo cáo thống kê về phòng kế toán công
ty phục vụ cho mục đích đối chiếu kiểm tra số liệu. Do đặc thù của doanh
nghiệp nh vậy nên bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán
11
Kế toán
thanh toán
Kế toán trưởng
Kế toán tổng
hợp
Kế toán ngân
hàng
Kế toán
thuế
Kế toán tại các
đơn vị trực thuộc
Hiện nay phòng kế toán của Công ty có năm ngời và đợc bố trí nh sau:
* Kế toán trởng kiêm trởng phòng tài vụ : phụ trách chung công tác kế
toán của toàn Công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc và cấp trên về mọi mặt
của hoạt động tài chính. Phòng kế toán công ty và kế toán các đơn vị đợc đặt d-
ới sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trởng.
Kế toán trởng có trách nhiệm :
+ Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức sản
xuất kinh doanh Công ty
+ Tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán, báo cáo quyết toán của
đơn vị cấp dới gửi lên
+ Kết hợp với các phòng chức năng tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ
Công ty và các đơn vị trực thuộc
Kế trởng có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong Công ty, đơn vị trực
thuộc chuyển đầy đủ, kịp thời các tài liệu pháp quy và các tài liệu khác cần thiết
cho công tác kế toán và kiểm tra kế toán.
* Phó phòng kế toán kiêm kế toán tiền gửi có trách nhiệm:
Thay mặt kế toán trởng giải quyết công việc khi vắng mặt hoặc có uỷ
quyền
Thực hiện các giao dịch với ngân hàng, theo dõi lãi vay và các nghiệp vụ
về tiền vay trên tài khoản 311.
Theo dõi chi tiết các khoản thanh toán nội bộ giữa Công ty và các xí
nghiệp,đội trực thuộc, các công ty cổ phần qua tài khoản 136
Theo dõi và quản lí nguồn vốn kinh doanh của Công ty
Thực hiện việc chi trả lơng cho cán bộ công nhân viên trong Công ty đồng
thời theo dõi quĩ tiền lơng của Công ty
Phó phòng kế toán còn có nhiệm vụ giúp trởng phòng trong việc kiểm tra
số liệu báo cáo tài chính của các công ty cổ phần
* Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ:
Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí về vật t, tiền lơng, các
khoản trích theo lơng các chi phí sản xuất chung khác
12
Tính giá thành cuối cùng của tất cả các công trình do các xí nghiệp các đội
thi công
Tập hợp từng phần hành kế toán vào sổ tổng hợp và lên báo cáo tài chính
Ngoài ra do kế toán tổng hợp tại Công ty kiêm luôn kế toán tài sản cố định
(TSCĐ) nên kế toán tổng hợp phải có nhiệm vụ quản lý chặt chẽ và sử dụng hợp
lý tối đa công suất của TSCĐ, đặt ra công tác hạch toán TSCĐ đầy đủ, kịp thời
và chính xác, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ theo một nguyên tắc thống nhất
của kỳ hạch toán
* Kế toán thanh toán
Thực hiện các khoản thu chi bằng tiền mặt
Theo dõi công nợ, viết phiếu thu, phiếu chi phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
Mở sổ theo dõi thanh toán các khoản phải thu( thông qua TK131- chi tiết cho
từng đối tợng ), các khoản phải trả ( thông qua TK331- chi tiết cho từng đối t-
ợng là thầu phụ hay ngời bán)
Đồng thời kế toán thanh toán còn có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ của chứng
từ và thanh toán các khoản chi phí phát sinh tại Công ty
* Kế toán thuế
Là ngời tính toán và trích nộp các khoản thanh toán với nhà nớc nh thuế
thu nhập doanh nghiệp, VAT, thuế trên vốn
Ngoài đội ngũ các kế toán viên tại Công ty, bộ máy kế toán còn bao gồm
các kế toán viên tại các đơn vị trực thuộc. Những nhân viên kế toán này thực
hiện thu thập và ghi chép các chứng từ ban đầu, vào sổ theo dõi chi tiết sau đó
chuyển số liệu về phòng kế toán công ty
4.2. Tình hình vận dụng chế độ kế toán tại Công ty
4.2.1 Vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Công tác kế toán ở Công ty Đầu t và xây dựng Thanh Hoá đợc thực hiện
theo chế độ kế toán hiện hành . Các chứng từ kế toán áp dụng tuân thủ theo
đúng quy định của Bộ Tài chính, đợc lập theo đúng biểu mẫu đã in sẵn. Chẳng
hạn, đối với hạch toán lơng, có các bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lơng
và bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng; đối
13
với hạch toán tiêu thụ có biên bản nghiệm thu kỹ thuật công trình, biên bản
thanh lý hợp đồng
4.2.2 Vận dụng chế độ tài khoản kế toán
Công ty Đầu t và xây dựng Thanh Hoá sử dụng hệ thống tài khoản kế toán
do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 1141/TC-QĐ/CĐKT ngày
01/11/1995 và quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998. Tuy nhiên
do đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh hiện nay, Công ty không mở một số
TK sau: TK 151, 155, 156, 157, 512, 641
4.2.3 Vận dụng chế độ sổ sách kế toán
Tại Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức sổ này phù hợp với
Công ty do đây là hình thức sổ đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, dễ hiểu, thuận lợi
cho việc phân công kế toán và thuận lợi trong việc áp dụng kế toán máy. Theo
hình thức này, Công ty sử dụng những sổ kế toán tổng hợp sau : Chứng từ ghi
sổ, sổ cái, và một số lợng lớn các sổ kế toán chi tiết nh sổ chi tiết TK
336,136,131,311 Điểm đáng chú ý là Công ty sử dụng các Bảng kê trong
hạch toán tổng hợp,
Trình tự ghi chép nh sau :
Hàng ngày, các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng Công ty, kế toán vào
chứng từ ghi sổ từ các chứng từ gốc bằng cách nhập dữ liệu vào máy. Cuối quý
khi các chứng từ, số liệu từ các đơn vị gửi về, kế toán tổng hợp thực hiện vào
chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào bảng kê phát sinh bên có tài
khoản. Cuối quý từ các bảng kê này kế toán vào sổ cái các tài khoản. Số liệu
trên sổ cái đợc dùng để vào bảng cân đối số phát sinh sau khi đối chiếu với các
sổ chi tiết. Cuối quý kế toán thực hiện khoá sổ và lên các báo cáo tài chính đồng
thời mở sổ kế toán cho kỳ hạch toán tiếp theo.
Máy tính chỉ hỗ trợ hạch toán chi tiết tổng hợp trên một số phần hành. Quá
trình hạch toán đợc thực hiện theo sơ đồ sau:
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét