Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công Ty In Tạp chí Cộng Sản

LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công Ty In Tạp chí Cộng Sản": http://123doc.vn/document/555006-mot-so-giai-phap-nham-hoan-thien-co-cau-to-chuc-bo-may-quan-ly-tai-cong-ty-in-tap-chi-cong-san.htm

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
-Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt đợc
mục đích các kế hoạch .Thiếu kế hoạch nhằm xác định những điều cần phải
làm để thực hiện mục đích ,không tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển hiệu
quả .
-Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tơng tác với các tổ chức
khác .Một doanh nghiệp sẽ cần vốn ,nguyên vật liệu ,năng lợng ,máy móc
,thông tin từ các nhà cung cấp ,cần hoạt động trong khuôn khổ quản trị vĩ
mô của Nhà Nớc ,cần hợp tác hoặc cạnh tranh với doanh nghiệp khác ,cần các
hộ gia đình và tổ chức mua sản phẩm của họ .
-Cuối cùng ,mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị ,chịu trách nhiệm
liên kết,phối hợp những con ngời bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những
nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả cao .Vai trò của những nhà quản
trị có thể rõ nét ở tổ chức này hơn tổ chức khác nhng thiếu họ tổ chức sẽ gặp
lúng túng .
3.Cơ cấu tổ chức .
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức ,biểu thị sự xắp đặt theo
một trật tự nào đó của các bộ phận trong tổ chức cùng các mối quan hệ giữa
chúng .
4.Bộ máy quản lý .
Bộ máy quản lý là một tổ chức con trong một tổ chức ,là cơ quan điều
khiển hoạt động của toàn bộ tổ chức .Bộ máy quản lý bao gồm :một tập thể
ngời lao động cùng với các phơng tiện quản lý đợc liên kết theo một số
nguyên tắc ,quy tắc nhất định nhằm đạt đợc các mục tiêu đã định .
5.Tổ chức bộ máy quản lý .
Tổ chức bộ máy quản lý là quá trình dựa trên các chức năng ,nhiệm vụ
đã đợc xác định của bộ máy quản lý để xắp xếp về lực lợng ,bố trí về cơ cấu
,xây dựng về mô hình và giúp cho toàn bộ hệ thống quản lý hoạt động nh một
chỉnh thể có hiệu quả nhất .
Lê Duy Tớng - QTNL 43B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
6.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một tổng thể các bộ phận hợp thành
,các bộ phận này có mối liên hệ mật hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên
môn hoá ,thực hiện các phần việc quản trị nhất định với những trách nhiệm và
quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng quản trị và mục
tiêu chung của tổ chức .
7.Lao động quản lý .
Lao động quản lý là họt động hay nói cách khác là lao động của những
ngời thực hiện chức năng quản lý trong mỗi tổ chức nhất định .
Phân loại lao động quản lý :
Căn cứ theo cấp quản lý :
- Quản lý doanh nghiệp :Giám đốc ,Phó giám đốc ,Kế toán trởng .
- Lãnh đạo doanh nghiệp :Trởng phòng ,Phó phòng và tơng đơng .
- Viên chức chuyên môn nghiệp vụ :các nhân viên .
Căn cứ theo chức năng ,nhiệm vụ :
- Lao động của cán bộ lãnh đạo :là lao động của những ngời đứng
đầu tổ chức ,có quyền ra quyết định quản lý ,tổ chức thực hiện quyết định
quản lý và chịu trách nhiệm về quyết định của mình .
- Lao động của các chuyên gia :là lao động của những ngời có
trình độ chuyên môn sâu về các lĩnh vực chuyên môn trong quản lý ,làm
nhiệm vụ chuẩn bị và đề xuất các phơng án ,quyết định cho cán bộ lãnh đạo.
- Lao động của các nhân viên nghiệp vụ :là lao động của những
ngời làm công tác sự vụ ,chủ yếu phục vụ thông tin và giúp việc cho cán bộ
lãnh đạo và chuyên gia .
Căn cứ và phạm vi bao quát của nhiệm vụ :
- Lao động quản lý tổng hợp :chịu trách nhiệm toàn diện về các
mặt của tổ chức .Đó thờng là lao động của cấp trởng .
Lê Duy Tớng - QTNL 43B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Lao động quản lý chức năng :Chịu trách nhiệm về một hoặc một
số lĩnh vực trong hoạt động của tổ chức .Đó là lao động của các cấp phó và các
bộ phận quản lý chức năng .
- Lao động tác nghiệp cụ thể là lao động của nhân viên quản lý
thừa hành nh :các nhân viên kiểm tra ,đánh giá
Căn cứ theo lĩnh vực chuyên môn :
Lao động quản lý kinh tế ,quản lý xã hội , quản lý an ninh quốc
phòng
II-Một số vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý .
1.Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý .
1.1 Tổ chức bộ máy quản lý gắn với phơng hớng ,mục đích của hệ
thống .
Phơng hớng,mục đích của hệ thống quy định cách thức tổ chức bộ máy
quản lý của hệ thống .Chính nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ chức
cảu hệ thống .Chính vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải gắn với mục tiêu và
phơng hớng hoạt động của hệ thống .Có gắn với mục tiêu và phơng hớng thì
bộ máy quản lý hoạt động mới hiệu quả .
1.2 Chuyên môn hoá và cân đối .
Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ phạm
vi ,chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống và phải đảm bảo sự
cân đối ,loại trừ những chức năng ,nhiệm vụ chồng chéo ,trùng lặp ,thiếu ngời
chịu trách nhiệm rõ ràng .Mặt khác số lợng các cấp quản lý phải hợp lý để phù
hợp với thực tế .
1.3 Linh hoạt và thích nghi với môi trờng .
Lê Duy Tớng - QTNL 43B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý không đợc bảo thủ ,trì
trệ ,quan liêu mà luôn phải linh hoạt ,thích ứng với những thay đổi hay biến
động của các yếu tố tác động .Tuy nhiên cần phải hiểu đúng sự thay đổi ở đây
không phải là thay đổi toàn bộ mà đó chỉ là những biến đổi nhỏ trong cơ cấu
để thích nghi với môi trờng mới ,để không bị môi trờng đào thải .Sự linh hoạt
đợc thể hiện trong việc thíêt kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung
gian ,số lợng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ
tự do sáng tạo để đạt đợc hiệu quả cao nhất và phát triển đợc tài năng của cán
bộ ,công nhân viên chức trong từng bộ phận .
Nói nh vậy không có nghĩa là cơ cấu tổ chức chịu sự chi phối của môi
trờng mà trong một chừng mực của sự thay đổi nó tác động vào môi trờng theo
những hớng nhất định phù hợp với mục đích của mình .
1.4 Bảo đảm tính hiệu quả quản lý.
Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ tổ
chức nào .Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt
tới .Vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải :
-Tăng cờng sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao nhất ,phát huy đ-
ợc tính tích cực của các cơ quan quản lý ở các cấp ,khiến cho họ tận tâm tận
lực với công việc và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc .Dựa trên
nguyên tắc nâng cao hiệu quả quản lý để xác định biên chế tổ chức và chế độ
quản lý .Đảm bảo phối hợp giữa các cấp một cách tốt nhất ,phải lựa chọn ph-
ơng thức truyền tin ,trao đổi nghiệp vụ trong doanh nghiệp một cách nhanh
nhất và phân công hợp lý để mỗi bộ phận ,mỗi công việc đều có ngời phụ trách
.
- Gắn các cấp quản lý thành một dây xích ,Trách nhiệm ,quyền hạn giữa
các bộ phận ,các cấp rõ ràng ,gắn bó với nhau .Mỗi cấp chỉ có một ngời ra
lệnh,tránh mâu thuẫn và làm tổn hao công sức và phải tăng cờng sự hợp tác
trong doanh nghiệp .
Lê Duy Tớng - QTNL 43B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
-Gọn nhẹ ,phải có định biên rõ ràng ,tổ chức công việc và biện pháp
kiểm tra .
1.5 Tính hệ thống .
Tính hệ thống đợc thể hiện ở :
-Tính tập hợp :Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp do nhiều yếu tố khác
nhau nh nhân lực ,vật lc, thông tin hợp thành .
-Tính liên hệ :Các yếu tố tạo nên tập hợp đó luôn có mối liên hệ với
nhau .Trong tổ chức ,các yếu tố luôn tác động qua lại ,bổ xung cho nhau trong
một chỉnh thể thống nhất .Yếu tố này chịu sự chi phối của các yếu tố khác và
ngợc lại .Đôi khi sự tác động có thể dẫn đến xung đột ,tuy nhiên sự xung đột
đó lại là cơ sở để tạo ra một cái mới thích hợp hơn ,đảm bảo tổ chức hoạt động
có hiệu quả .
-Tính mục đích :Mọi tổ chức đều có một mục đích nhất định ,rõ
ràng .Mục đích của tổ chức là cái mà mọi ngời trong tổ chức đều cố gắng để
đạt tới .Tuy nhiên tuỳ từng tổ chức khác nhau mà mục đích cũng khác nhau
(một tổ chức tham gia sản xuất thì mục đích là đạt lợi nhuận tối đa còn các tổ
chức phúc lợi xã hội thì mục đích là phục vụ đợc nhiều các công tác xã hội )
,nhng trong mọi tổ chức thì mục đích hoạt động luôn đợc xác định một cách ro
ràng .
-Tính thích ứng với môi trờng :Mọi tổ chức luôn chịu sự tác động của
hai môi trờng là môi trờng bên trong và bên ngoài .Trong đó môi trờng bên
ngoài hình thành nên môi trờng bên trong của doanh nghiệp ,tác động lên môi
trờng bên trong và ảnh hởng gián tiếp đến doanh nghiệp .Song doanh nghiệp
chỉ có thể tác động đến môi trờng bên trong mà không thể (hoặc chí ít ) tác
động làm biến đổi môi trờng bên ngoài ,mà nó chỉ thay đổi cho thích ứng với
trớc những thay đổi của môi trờng bên ngoài ,từ đó điều chỉnh và tác động đến
môi trờng bên trong .
Lê Duy Tớng - QTNL 43B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
-Tính chỉnh thể :Các yếu tố tổ chức nên doanh nghiệp kết hợp với nhau
một cách hữu cơ ,phát huy hiệu quả của một chỉnh thể ,đó không phải là dàn
trải hoặc cộng lại một cách giản đơn .
Để đảm bảo đợc nguyên tắc trên ,cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cần
phải :Tăng cờng đợc mối liên hệ dọc và ngang ,mỗi bộ phận trong tổ chức vừa
phải phục tùng sự lãnh đạo thống nhất vừa phải có tính linh hoạt ,chủ động
,tích cực để đạt đợc hiệu quả của chỉnh thể .Sự phục tùng thể hiện sự chấp
hành nội quy ,quy định từ trên đa xuống tạo nên một chỉnh thể thống nhất
.Tuy nhiên sự phục tùng trên cơ sở sự linh hoạt bởi lẽ không phải lúc nào mọi
sự vật cũng nh nhau mà luôn biến động ,vì thế trong quá trình áp dụng các bộ
phận cần có sự linh hoạt để đạt hiệu quả cao hơn .
2.Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức .
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải bảo đảm những yêu
cầu sau :
- Tính mục tiêu :một cấu tổ chức đợc coi là có kết quả nếu thực sự trở
thành công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu của tổ chức .
- Tính tối u :Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ ,bộ phận và
con ngời (không thừa mà cũng không thiếu )để thực hiện các hoạt động cần
thiết .Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập đợc những mối quan hệ
hợp lý với số cấp nhỏ nhất .
Tính tin cậy :Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác ,kịp thời
,đày đủ của tất cả thông tin đợc sử dụng trong tổ chức ,nhờ đó đảm bảo phối
hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức .
- Tính linh hoạt :Đợc coi là một hệ tĩnh cơ cấu tổ chức phải có khả năng
thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng nh
ngoài môi trờng .
- Tính hiệu quả :Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu
của tổ chức với chi phí thấp nhất .
Lê Duy Tớng - QTNL 43B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3.Một số kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .
3.1 Cơ cấu theo trực tuyến .
Cơ cấu theo thực tuyến là một mô hình tổ chức quản lý ,trong đó nhà
quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dới và ngợc lại ,mỗi ng-
ời cấp dới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trớc một ngời lãnh đạo
trực tiếp cấp trên .
Cơ cấu theo trực tuyến đợc minh họa qua sơ đồ sau :
Đặc điểm cơ bản của loại hình này là :Mối quan hệ giữa các thành viên
trong tổ chức bộ máy đợc thực hiện theo trực tuyến .Ngời thừa hành chỉ nhận
mệnh lệnh từ một ngời phụ trách trực tiếp .Là một mắt xích trong dây chuyền
chỉ huy ,mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định cho
cấp dới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ .
Lê Duy Tớng - QTNL 43B
Người lãnh
đạo A
Người lãnh
đạo B
2
Người lãnh
đạo B
1
Người lãnh
đạo C
4
Người lãnh
đạo C
3
Người lãnh
đạo C
2
Người lãnh
đạo C
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Trong thực tế ,trực tuyến còn đợc dùng để chỉ các bộ phận có mối quan
hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức nh bộ phận thiết kế sản
phẩm và dịch vụ ,sản xuất và phân phối sản phẩm .Ngời đứng đầu bộ phận trực
tuyến đợc gọi là nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp .
Cơ trực tuyến có u điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ tr-
ởng ,tập trung ,thống nhất ,làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay
đổi của môi trờng và có chi phí quản lý doang nghiệp thấp .Mặt khác theo cơ
cấu này những ngời chịu sự lãnh đạo rất đẽ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống
nhất trong mệnh lệnh phát ra .Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế
việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và
đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận
quản lý chuyên môn .Nhng trong thực tế thì khả năng của con ngời có hạn nên
những quyết định đa ra mang tính rủi ro cao . Do đó cơ cấu này thờng đợc áp
dụng cho các đơn vị có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp .
3.2 Cơ cấu theo chc năng .
Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức
năng quản lý đợc tách riêng do một bộ phân một cơ quan đảm nhận .Cơ cấu
này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là ngời am hiểu chuyên
môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình .
Sơ đồ cơ cấu theo chức năng :
Lê Duy Tớng - QTNL 43B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cơ cấu này có u điểm là :Thực hiện chuyên môn hoá các chc năng
quản lý ,thu hút đợc các chuyên gia có kiến thức sâu về nghiệp vụ chuyên môn
vào công tác quản lý ,tránh đợc sự bố trí chồng chéo chức năng ,nhiệm vụ giữa
các bộ phận .Thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng nghề nghiệp ,nâng cao
chất lợng và kỹ năng giải quyết vấn đề .Cac quyết định đa ra có độ rủi ro thấp
hơn so với cơ cấu trực tuyến .Tuy nhiên cơ cấu theo chức năng làm cho cấp d-
ới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơ quan
quản lý cấp trên do đễ làm suy yếu chế độ thủ trởng ,các nhà quản lý trở thành
các chuyên gia trong lĩnh vực hẹp .
3.3 Cơ cấu theo trực tuyến chức năng .
Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức
năng .Theo đó ,mối quan hệ giữa cấp dới và cấp trên là một đờng thẳng còn
các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn ,những lời
khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến .
Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến chức năng :
Lê Duy Tớng - QTNL 43B
Người lãnh đạo A
Khâu chức
năng A
1
Khâu chức
năng A
2
Người lãnh
đạo B
3
Người lãnh
đạo B
2
Người lãnh
đạo B
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Cơ cấu theo trực tuyến chức năng sẽ thu hút các chuyên gia vào việc
giải quyết các vấn đề chuyên môn ,do đó giảm bớt gánh nặng cho nhà quản
lý .Tuy nhiên cơ cấu này sẽ làm cho số cơ quan chức năng trong tổ chức tăng
lên do đó làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh ,nhiều đầu mối và đòi hỏi ngời
lãnh đạo phải luôn điều hoà phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục
hiện tợng không ăn khớp ,cục bộ của các cơ quan chức năng .
3.4 Cơ cấu theo trực tuyến tham m u .
Cơ cấu này có đặc điểm là ngời lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn
toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình ,khi gặp các vấn đề phức tạp ng-
ời lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mu giúp
việc .
Sơ đồ trực tuyến tham mu :
Lê Duy Tớng - QTNL 43B
Người lãnh đạo A
Khâu chức
năng A
1
Khâu chức
năng A
2
Người lãnh
đạo B
1
Người lãnh
đạo B
2